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01.09.22, Frankfurt am Main

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Wirtschaft wird digital. Kaum eine Branche kann sich heute noch eine rein analoge Arbeitsweise leisten, wie sie in früheren Jahren üblich war. Auch im Handwerk ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen in vollem Gange, um die Effizienz zu steigern sowie Material und Mitarbeitende optimal einzusetzen. Das RKW Hessen fördert diese Entwicklung mit einer Digitalisierungsberatung. 

Für Michael Zimmermann, Inhaber der Zimmermann Bedachungen GmbH und ZVDH-Vizepräsident, ist die Sache klar: „Unser Ziel ist es, immer besser und bekannter zu werden. Dafür bilden wir uns regelmäßig weiter und optimieren kontinuierlich unsere Prozesse.“ Sein Unternehmen verknüpft traditionelles Handwerk mit modernster Technik. Das Kerngeschäft liegt im Decken und Reparieren von Dächern. Doch auch Energieberatungen, Unterstützung bei Förderanträgen und umfassende Dokumentationen sind ein wichtiger Teil des Tagesgeschäfts geworden. Im Zuge des immer breiter werdenden Portfolios war es deshalb von zentraler Bedeutung, die unterschiedlichen Arbeitsbereiche bestmöglich miteinander zu verzahnen, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Arbeitsschritte effizienter zu planen.
In der Vergangenheit hatte die Zimmermann Bedachungen GmbH mit zu vielen System- und Medienbrüchen zu kämpfen, die zu einer spürbaren Verlangsamung der internen Abläufe führten. Zwar folgten die Vorgänge in Bezug auf die Projektplanung und -durchführung wie auch die Kommunikation mit den Kunden ähnlichen Schemata, doch es gab kein System, das alle Prozesse und Arbeitsschritte miteinander vereinte und eine gleichbleibend hohe Qualität gewährleisten konnte. Selbst wiederkehrende Arbeitsschritte ließen sich nur umständlich organisieren und überwachen.

Unterstützung bei der Prozessdigitalisierung
Für die Optimierung der betriebsinternen Abläufe wandte sich Zimmermann an das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk. Mit Unterstützung eines Projektpartners wurden die gegenwärtigen Prozesse durchleuchtet. Dadurch ließen sich sämtliche Aktivitäten, Systeme, Beteiligte und die Entscheidungen in den Arbeitsabläufen grafisch abbilden. Alle Prozesse sowie die Systemlandschaft des Unternehmens fanden Einzug in eine sogenannte Prozess-Engine. Über eine grafisch wie inhaltlich einheitliche Oberfläche weist diese den Mitarbeitern die jeweils zu erledigenden Aufgaben zu und bietet eine Überwachung derselben mithilfe eines Ampel-Systems. Da die Software mit den bereits genutzten IT-Systemen und Tablets interagiert und mit der installierten Software kompatibel ist, war die Integration sowohl technisch wie auch organisatorisch sehr einfach möglich. 

Eingesetzte Technologien bei der Zimmermann Bedachungen GmbH
Die grafische Modellierungssprache BPMN 2.0 dient dazu, standardisierte Prozessmodelle zu erstellen. Da sie mit einer überschaubaren Symbolik auskommt, kann sie von allen an dem Prozess beteiligten Personen gelesen und verstanden werden.

Eine Prozessplattform vernetzt alle im Unternehmen eingesetzten Systeme, von der Branchensoftware bis hin zu Apps auf mobilen Endgeräten. Diese Bestandteile dienen nun als Datenlieferanten des über eine zentrale Benutzeroberfläche bedienten Systems.

Software as a Service (SaaS) kommt bei Bedarf hinzu: Hierbei müssen nicht alle digitalen Anwendungen gekauft werden. Bestimmte Tools, die nur gelegentlich zur Anwendung kommen, können gegen Gebühren über eine Cloud aufgerufen und genutzt werden. Dieser Service ist deutlich günstiger als der Erwerb der sonst erforderlichen Softwarelizenzen. 

Die Digitalisierung ist für das Dachdeckerunternehmen ein voller Erfolg. Erforderliche Arbeitsschritte werden nun exakt definiert und zugeteilt, sodass bei der Ausführung kein Handgriff in Vergessenheit gerät. Wird bei der Durchführung der anfallenden Arbeiten vom geplanten Ablauf abgewichen, erfolgt eine Dokumentation und anschließende Analyse. So verbessert sich die Arbeit der Zimmermann Bedachungen GmbH fortlaufend, ganz im Sinne des Inhabers. 

Mit der hessischen Landesförderung wird auch Ihr Unternehmen digital
Die Digitalisierung im Handwerksunternehmen kann verschiedene Bereiche umfassen. Ob Geschäftsmodell, Prozesslandschaft, Marketing oder IT-Sicherheit, das Land Hessen bietet Zuschüsse für die erforderliche Beratung an. Konkret übernimmt das Land 600 Euro, in Vorranggebieten bis zu 650 Euro je Tagewerk. Der höchstmögliche Förderbetrag liegt bei 6.000 beziehungsweise 6.500 Euro und maximal 50 Prozent des anfallenden Beraterhonorars.

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