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Mit Sicherheit und Sorgfalt die richtige Wahl treffen

Ist die Stellenanzeige erst einmal erfolgreich geschaltet und die ersten Bewerbungen gehen ein, folgt die Auswahl der Bewerber und die Einladung zum persönlichen Gespräch. Dabei ist es gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ratsam, die Bewerbungen zunächst zu bewerten und bei der Auswahl und Kommunikation mit den Bewerbern bisherige Anforderungen und Vorgehensweisen eventuell zu überdenken.

Erfolgsfaktor "Personalmarketing"

Längst sind es nicht mehr die Bewerber, die bei den Betrieben für sich werben müssen, sondern umgekehrt. Dies ist besonders im Handwerk der Fall, weshalb Experten sogar von einem Bewerbermarkt sprechen. Da ist es verständlich, dass die Freude über jede einzelne Bewerbung erst einmal groß ist.

Dennoch steckt dahinter nicht gleich ein geeigneter Kandidat. Die richtige Bewerberauswahl ist daher nach wie vor enorm wichtig, ebenso wie das Bewerbungsgespräch. Einzig mit dem Unterschied, dass auch Betriebe im Bewerbungsgespräch bei den Kandidaten gut ankommen müssen.

Gliedern Sie die Bewerbungen zunächst

Eine zeitgemäße Stellenanzeige, am besten online, ist dabei der erste Schritt. Folgen daraufhin die ersten Bewerbungen, ist es sinnvoll, diese zu gliedern nach A-, B- und C- Kandidaten. Sortieren Sie die Bewerbungen anhand der Kriterien des Stellenprofils.
Wenn Punkte nicht beantwortet oder die Bewerbungsunterlagen nicht vollständig sind, verwerfen Sie diese nicht sofort. Eventuell steckt dennoch ein potenzieller Mitarbeiter dahinter.

Laut einer Umfrage empfindet zum Beispiel mehr als die Hälfte von Fachkräften das klassische Anschreiben als große Hürde im Bewerbungsprozess. Viele Unternehmen verzichten daher bereits auf das Anschreiben oder ziehen dieses nicht mehr zur Bewertung der Bewerbung heran – besonders, wenn gute Rechtschreibung und Ausdruckformen nicht zu den Hauptanforderungen für den Beruf zählen. Zudem weicht der erste Eindruck der Bewerbung nicht selten vom Eindruck ab, der beim persönlichen Kennenlernen entsteht.

Gehen Sie neue Wege der Kommunikation

Haben Sie die Bewerbungen gegliedert, können Sie die Kandidaten anschließend nacheinander zum persönlichen Gespräch einladen. Gerade bei jungen Bewerbern können Sie hier bereits über die Kontaktaufnahme per WhatsApp punkten.
Der Vorteil: Sie wählen einen modernen und allseits genutzten Kommunikationsweg der heutigen Zeit und werden in kürzester Zeit Antworten erhalten.

Nicht nur die fachliche Qualifikation ist ausschlaggebend

Angesichts des Fachkräftemangels achten Betriebe häufig auch eher auf die fachliche Qualifikation der Bewerber als auf deren Motivation. Nicht selten entpuppt sich ein zunächst geeigneter Kandidat im Berufsalltag dann doch nicht als „der Richtige für diesen Job“.

Gleiches gilt häufig für Noten und Bildungsabschluss. Ausreichende Leistungen in Deutsch oder Mathe sagen je nach Beruf nicht zwangsläufig etwas über Geschicklichkeit und handwerkliche Fähigkeiten aus. Vielmehr kommt es darauf an, dass die Chemie zwischen dem Betrieb und dem Bewerber stimmt und dieser Kunden gegenüber nicht negativ auffällt.

Präsentieren Sie sich als attraktiven Arbeitgeber

Am besten lassen sich diese Eigenschaften beim ersten Bewerbungsgespräch und bei einem Probearbeiten beurteilen. Im Bewerbungsgespräch kommt es dabei zunächst darauf an, dass Sie sich beim Bewerber als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Seien Sie daher konzentriert und aufmerksam und lassen Sie den Bewerber oft genug sprechen. Seien Sie sich Ihrer Außenwirkung bewusst und stellen Sie Vorzüge des Unternehmens, Ihres Teams vor sowie die möglichen Vorteile für Mitarbeiter. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht jedem Bewerber das Gleiche erzählen können.

Abiturienten zum Beispiel sollten Sie Karrierechancen oder die Möglichkeit zur Weiterbildung wie ein duales Studium aufzeigen. Haupt- und Realschülern hingegen ist ein sicherer Arbeitsplatz und eine familiäre Atmosphäre oft wichtig. Und Fachkräfte legen Wert auf eine ihrer Qualifikation angemessene Bezahlung – möglichst höher als die der Konkurrenzbetriebe.

Ein Gesprächstleitfaden kann helfen

Damit Sie nicht in Versuchung geraten, abzuschweifen oder etwas Wichtiges vergessen, das Sie von dem Bewerber wissen möchten, erstellen Sie vorab einen Gesprächsleitfaden, den Sie nach den Punkten strukturieren, die Ihnen wichtig sind.

Fragen Sie bei fehlenden Kenntnissen nach der Bereitschaft sich weiterzubilden. Um herauszufinden, ob ein Bewerber zu Ihrem Betrieb passt, fragen Sie ihn nach typischen (Problem-)Situationen des Arbeitsalltags. Wie geht der Bewerber damit um?

Auskunft über die Persönlichkeit des Bewerbers gibt Ihnen auch die Frage nach seinen Hobbys und persönlichen Interessen. Vermeiden Sie jedoch Fragen zu politischer und religiöser Gesinnung, Familienplanung, Vermögensverhältnissen, Vorstrafen (soweit sie irrelevant für die Berufsausübung sind).

Probearbeiten oder Bewerber-Workshop für die richtige Entscheidung

Fertigen Sie nach allen Bewerbungsgesprächen ein Ranking der maximal drei besten Bewerber an und analysieren Sie dieses, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Hilfreich ist es auch, wenn Sie Ihre Favoriten zum Probearbeiten oder zu einem Praktikum einladen. Das gegenseitige Kennenlernen hilft nicht nur Ihnen, sondern kann auch die Entscheidung für Ihren Betrieb stärken.

Eine eher unkonventionelle Herangehensweise ist ein „Bewerber-Workshop“ beim Endkunden, der jedoch häufig aussagekräftige Erkenntnisse liefert. Dabei laden Sie die favorisierten Bewerber zu einem Ihrer Kunden ein, der ebenfalls mit ein bis zwei Personen anwesend sein sollte. Der Kunde hat zuvor keinerlei Info über die Bewerber erhalten, auch keine Kenntnisse über deren Lebenslauf und damit ein zunächst neutrales Bild, bei dem jedoch der erste Eindruck zählt – genauso wie es in der Realität der Fall ist.

Innerhalb mehrerer Stunden kann so praxisnah getestet werden, ob der Bewerber geeignet ist und welchen Eindruck er auf Kunden macht. Für diese Vorgehen sollten Sie sich natürlich vorab einen geeigneten Kunden auswählen, der dazu auch bereit ist. Anschließend können Sie sich mit Ihrem Kunden gemeinsam beraten, welcher der Bewerber für den Job infrage kommt.

Achtung! DSGVO gilt auch beim Bewerbungsprozess

Die Verarbeitung personenbezogener Daten beginnt, sobald eine Bewerbung per Mail bei Ihrem Betrieb eingeht und die Daten auf dem Server gespeichert werden. Ab jetzt gilt die Informationspflicht der Betriebe gegenüber dem Bewerber. Bewerbungen, die an ein allgemeines Postfach gehen, auf das mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, sind ein datenschutzrechtliches Risiko. Richten Sie für Bewerbungen daher möglichst eine gesonderte E-Mail-Adresse ein. Bewerberdaten müssen zudem spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Speichern Sie die Bewerberdaten länger, benötigen Sie dafür die Einwilligung der Bewerber.

Die Datenschutzerklärung auf der Website enthält übrigens keine Informationen darüber, wie der Betrieb mit Bewerberdaten umgeht. Dann müssen Betriebe ihrer Informationspflicht nach der ersten Kontaktaufnahme des Bewerbers nachkommen.

Alle Beiträge zum Fokusthema im Überblick

Beitrag 1: Fachkräfte- und Nachwuchsmangel im Handwerk

Beitrag 2: So finden Sie qualifizierte Nachwuchskräfte für Ihren Betrieb.

Beitrag 3: Mit Sicherheit und Sorgfalt die richtige Wahl treffen (dieser Beitrag).

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